Modellkommune

Die Förderung für OZG-Modellkommunen erfolgte im Zuge der Konzeption und prototypischen Entwicklung von Online-Diensten, Schnittstellen und digitalen Prozessen. Die Ergebnisse sollen für weitere Kommunen wiederverwendbar sein und somit einen Mehrwert im Sinne eines „Einer-für-alle-Modells“ darstellen. Dafür konnten ausgewählte Kommunen – idealerweise aus allen Regionen Hessens – Fördermittel erhalten.

Bis zum 30. September 2020 hatten insgesamt 22 hessische Kommunen, Landkreise und IKZ Verbünde ihre Projekte eingereicht. Jede Bewerbung wurde unter anderem mittels der Kriterien Wiederverwendbarkeit, Regionalität sowie Nutzerfreundlichkeit bewertet. Nach der Auswahl durch den Hessischen Landkreistag, den Hessischen Städtetag sowie den Hessischen Städte- und Gemeindebund erhalten nun die 15 besten Konzepte aus dem Bewerberkreis eine finanzielle Förderung des Hessischen Innenministeriums. Als OZG-Modellkommunen sind Darmstadt, Landkreis Gießen, Großalmerode, Landkreis Groß-Gerau, Hofbieber, Marburg, Landkreis Marburg-Biedenkopf, Neu-Isenburg, Taunusstein, Usingen, Viernheim, Volkmarsen, Wanfried, Wetzlar und Wiesbaden durch die drei kommunalen Spitzenverbände ausgewählt worden.

Abschlusspräsentation OZG Modellkommune RP Kassel 20.09.2023

Projektteam

Projektmitglied: Christoph Braun
Position: komm. Leiter FB 1 Zentrale Steuerung
Ausbildung: Verwaltungsfachangestellter

Projektmitglied: Mario Hunstock
Position: Leiter FB 2 Finanzmanagement
Ausbildung: Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungsfachwirt

Projektinhalte

Mit dem Konzept „Blaupause zur Verwaltungsdigitalisierung im ländlichen Raum“ beabsichtigt die Stadt Wanfried als OZG-Modellkommune die Umsetzung von 6 konkreten Projekten, die der Leistungsfähigkeit von Verwaltungen mit weniger als 20 Mitarbeitern entsprechen und einen größtmöglichen Nutzen im Alltag der Bürgerinnen und Bürger im ländlichen Raum entfalten.

Studie zur Akzeptanz und Inklusion durch kommunale E-Government-Serviceleistungen in Wanfried

Digitale Technologien verändern tiefgreifend, wie wir am öffentlichen Leben teilnehmen (BfIT, 2022). Internetbasierte Dienste und Webseiten öffentlicher Institutionen – im Allgemeinen unter dem Begriff E-Government zusammengefasst (Belanger & Carter, 2012) – ermöglichen Verwaltungsdienste unabhängig von Zeit und Raum. Seit Inkrafttreten des „Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG) verpflichten sich deutsche Behörden parallel zu den herkömmlichen, auch elektronische Dienstleistungen für die Bürger zur Verfügung zu stellen (BMJV, 2017). In der Verwaltung resultiert eine solche digitale Transformation in Effizienzgewinnen (Fromm et al., 2015), allerdings bleiben hierbei digital-benachteiligte Bürger wie beispielsweise ältere Menschen oder Menschen mit Behinderung oftmals außen vor (Pethig & Kroenung, 2019). Indem digital-benachteiligte Bürger internetbasierte E-Government-Dienste meiden, ziehen sie sich zunehmend aus dem öffentlichen Leben zurück und wirken ihrer sozialen Inklusion durch Informationstechnologie (IT) (Hsieh et al., 2008; Hsieh et al., 2011) entgegen.
Um die Nutzung von E-Government-Diensten durch die Gemeinschaft der Bürger auf kommunaler Ebene zu untersuchen, wurde eine Akzeptanz-Studie über ausgewählte E-Government-Dienste der Stadt Wanfried durchgeführt. Dabei wurden unterschiedliche Einflussfaktoren ermittelt, die die Bürgern der Stadt Wanfried zu einer Nutzung oder Nichtnutzung der Dienstleistungen veranlassen. Ebenfalls wurde ein Augenmerk auf digital benachteiligte Bürger gelegt, da diese Dienstleistungen jedem zur Verfügung stehen sollen.
Ziel ist, eine Akzeptanz-Studie über ausgewählte E-Government-Dienste durchzuführen, die Gründe für die (Nicht-)Nutzung der Dienste ermittelt und Implikationen der Dienste für soziale Inklusion herausarbeitet.

• Bericht Studie zu digitalen Verwaltungsdienstleistungen in Wanfried
• Abschlusspräsentation Studie zu digitalen Verwaltungsdienstleistungen in Wanfried 28.06.2024

Dokumentation Einführung E-Akte

Durch die Dokumentation der Einführung der E-Akte sollen unterschiedliche Bestandteile des Projektmanagements dargelegt werden. Ein möglicher Projektstruktur- und Zeitplan, eine Risikoanalyse, eine Stakeholderanalyse, Musterdienstanweisung, Schutzbedarfsanalyse, Analyse zur technischen Bereitstellung und systemneutralen Softwareauswahl, Muster zur Einführungs-, Schulungs-, Bewertungs- und Testphase wurden zur Bereitstellung erarbeitet.

Nachfolgend finden Sie die durch die Stadt Wanfried erarbeiteten Muster-Dokumente, die Ihnen die Einführung einer eigenen E-Akten-Lösung erleichtern sollen:

• Dokumentation Einführung E-Akte – 01 – Muster Projektstrukturrplan
• Dokumentation Einführung E-Akte – 02 – Muster Projektablaufplan
• Dokumentation Einführung E-Akte – 03 – Muster Risikoanalyse
• Dokumentation Einführung E-Akte – 04 – Muster Stakeholderanalyse
• Dokumentation Einführung E-Akte – 05 – Musterdienstanweisung für das ersetzende Scannen
• Dokumentation Einführung E-Akte – 06 – Muster Schutzbedarfsanalyse
• Dokumentation Einführung E-Akte – 07 – Technische Bereitstellung und Software
• Dokumentation Einführung E-Akte – 08 – Musterbeschreibung Schulungsphase
• Dokumentation Einführung E-Akte – 09 – Muster Konzept Test- und Einführungsphase
• Dokumentation Einführung E-Akte – 10 – Muster Evaluationsbogen Test- und Einführungsphase

Dokumentation Einführung E-Akte

Durch die Dokumentation der Einführung der E-Akte sollen unterschiedliche Bestandteile des Projektmanagements dargelegt werden. Ein möglicher Projektstruktur- und Zeitplan, eine Risikoanalyse, eine Stakeholderanalyse, Musterdienstanweisung, Schutzbedarfsanalyse, Analyse zur technischen Bereitstellung und systemneutralen Softwareauswahl, Muster zur Einführungs-, Schulungs-, Bewertungs- und Testphase sollen zur Bereitstellung erarbeitet werden.

Digitalisierungsstrategie

Grundlage für die nachhaltige Durchführung von Digitalisierungsmaßnahmen ist eine Digitalisierungsstrategie. Durch die Beschlüsse der politischen Gremien der Stadt Wanfried legitimiert, soll die Digitalisierungsstrategie als Leitfaden für einzelne Projekte und Maßnahmen dienen.
Hierzu wird zunächst die Ausgangslage der Stadt Wanfried analysiert und die rechtlichen Rahmenbedingungen betrachtet. In einem zweiten Schritt werden übergeordnete Grundsätze und Leitlinien als Eckpfeiler der Digitalisierungsstrategie definiert und ausgearbeitet. Hieraus soll die Ausrichtung konkreter Maßnahmen und Projekte abgeleitet werden können. Im dritten Schritt werden strategische Schwerpunkte der Digitalisierungsstrategie gebildet. Zur konkreten Umsetzung der Digitalisierungsstrategie werden im vierten Schritt Projekte definiert. Um die Digitalisierungsstrategie selbst nachhaltig zu gestalten, erfolgt ein kontinuierliches Controlling der Ziele durch zuvor festgelegte Kennzahlen.

Kundenorientierte Website mit KIP

Die Stadt Wanfried beabsichtigt die Nachnutzung der Website anderen Verwaltungen zu ermöglichen, um den Aufwand für den Relaunch einer eigenen Website möglichst gering zu halten. Durch eine entsprechende Dokumentation soll das hierzu notwendige Vorgehen beschrieben und schematisch aufgezeigt werden. Die Entwicklung der digitalen Leerstandserfassung und Vermarktung soll dabei eine gesondert herausragende Rolle spielen und wird als innovatives Alleinstellungsmerkmal gesehen.

Einbindung Hessenfinder

Die Standardisierung der Integration des Hessen-Finders (jetzt Verwaltungsportal des Landes Hessen) auf der kommunalen Website der Gemeinde erfolgt durch eine Dokumentation der einzelnen Maßnahmen sowie der Entwicklung und Hinterlegung von Vorlagen im Backend des Hessen-Finders. So sollen die mit dem technischen Ansprechpartner des Hessen-Finders, der Teleport GmbH, zu erarbeitenden Vorlagen im Backend des Hessen-Finders hinterlegt werden und so auch anderen Kommunen bei der Integration des Hessen-Finders auf der eigenen Website zur Verfügung stehen.

Schnittstellen

Absicht der Stadt Wanfried ist es, das Thema Schnittstellen unter Berücksichtigung von drei Aspekten zu Bearbeiten:
1. Sichtung und Implementierung bereits vorhandener Schnittstellen in bereits vorhandener Software, soweit nicht bereits erfolgt
2. Implementierung von Schnittstellen im Zusammenhang mit Civento, insbesondere für die Anbindung an das DMS der Stadt Wanfried, sowie für Fälle in denen bisher noch keine Schnittstelle zur Verfügung steht
3. Erstellung bzw. Beschaffung weiterer Schnittstellen, soweit erforderlich und zweckmäßig
Das Vorgehen der Stadt Wanfried soll hierzu dokumentiert und als Blaupause für eigene Entscheidungsfindungen zum Thema Schnittstellen anderen Kommunen zur Verfügung gestellt werden.

Digitales Bürgerbüro

Das Bürgerbüro ist die am häufigsten durch Bürger unmittelbar in Anspruch genommene Organisationseinheit kommunaler Verwaltungen. Durch das Konzept „Digitales Bürgerbüro“ soll der Wandel von einem vorwiegend analogen hin zu einem vorwiegend digitalen kunden- und serviceorientierten Ansatz vollzogen werden. Absicht der Stadt Wanfried ist es, mit dem Konzept „Digitales Bürgerbüro“ eine möglichst medienbruchfreie Kommunikation für Bürger zu ermöglichen, Dienstleistungen, soweit möglich, vollumfänglich digital anzubieten, Räume und Ausstattung des Bürgerbüros den Erfordernissen digitaler Prozesse anzupassen und Kompetenzen der Mitarbeiter zu schaffen und zu vertiefen.

Onlinezugangsgesetz

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten.

Eine deutlich schnellere, effizientere und nutzerfreundlichere Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen steht im Zentrum dieses umfangreichen Projektes.

Im Rahmen des „Digitalisierungsprogramm Föderal“ werden im sog. OZG-Umsetzungskatalog >575 identifizierte OZG-Leistungen in Lebens- bzw. Unternehmenslagen gebündelt und 14 Themenfeldern zugeordnet.

Die OZG-Informationsplattform stellt die umfangreichen Grundlageninformationen und die Ergebnisse der Themenfeldarbeit allen Beteiligten strukturiert zur Verfügung und macht den Fortschritt der OZG-Umsetzung transparent.

Weitere Informationen zum Onlinezugangsgesetz finden Sie unter onlinezugangsgesetz.de, tiefergehende Informationen im digitalen OZG-Leitfaden unter leitfaden.ozg-umsetzung.de.